como manejar acces

introduccion

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft Office. Igualmente, es un gestor de datos que recopila información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etcétera. Está pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etcétera) y manejarlos por medio de las consultas e informes.

CUANDO SE ABRE ACCESSCuando inicia Access 2010, verá la vista Backstage de Microsoft Office, donde puede obtener información acerca de la base de datos actual, crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente y ver contenido destacado de Office.com.

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.

Una consulta de creación de tabla recupera datos de una o varias tablas y, a continuación, carga el conjunto de resultados en una nueva tabla. Esa nueva tabla puede residir en la base de datos abierta o puede crearse en otra base de datos.

Normalmente, se crea la creación tabla de consulta que necesite copiar o almacenar datos. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla (o tablas) de datos de ventas anteriores y utilizar esos datos en los informes. Las cifras de ventas no se pueden cambiar ya que las transacciones tienen al menos una días, y la ejecución constante de una consulta para recuperar los datos puede llevar tiempo, especialmente si se ejecuta una consulta compleja con un almacén de datos de gran tamaño. Cargar los datos en una tabla independiente y usar esa tabla como origen de datos pueden reducir la carga de trabajo y proporcionar almacenar cómodamente los datos. Cuando proceda, recuerde que los datos de la nueva tabla están estrictamente una instantánea; no tiene relación o conexión con su origen o varias tablas.

Crear una relación de tabla

Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relación entre tablas, no es necesario que los campos comunes tengan los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, los campos comunes tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa también puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

Crear un formulario en Access

Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.

Usar un botón de comando para iniciar una acción o una serie de acciones

Un botón de comando se usa en un formulario para iniciar una acción o un conjunto de acciones. Por ejemplo, se puede crear un botón de comando que abra otro formulario. Para que un botón de comando realice una acción, se escribe una macro o un procedimiento de evento que se asocia a la propiedad Al hacer clic del botón de comando. Asimismo, se puede incrustar una macro directamente en la propiedad Al hacer clic del botón de comando. De este modo, se puede copiar el botón a otros formularios sin que se pierda la funcionalidad del botón.

Crear informes sencillos

Puede crear una amplia variedad de informes en Microsoft Office Access 2007, desde los más sencillos a los más complejos. Por ejemplo, debe comenzar por pensar en el origen de los registros del informe. Aunque el informe sea un listado sencillo de registros o un resumen agrupado de las ventas realizadas por zona comercial, primero debe determinar qué campos contienen los datos que desea ver en el registro y en qué tablas o consultas residen.

Después de elegir el origen de los registros, normalmente le parecerá más sencillo crear el informe utilizando un asistente para informes. El Asistente para informes es una característica de Access que le guía por una serie de preguntas y, a continuación, genera un informe tomando como base las respuestas proporcionadas.

y asi es como concluimos el manejo de acces